ARBEIDERBEVEGELSENS ARKIVER

En veiledning for arkivskaper
 

         INNHOLD

         FORORD
         1.  ARKIVSKAPER OG ARKIV
              1.1  Hva er et arkiv?
              1.2  Aktivt arkiv - arkivdanningen
              1.3  Arkivansvarlig
              1.4  Arkivplan
              1.5  Arkivnøkkel
              1.6  Journal
              1.7  Kopibok / brevkopier
              1.8  Arkivbegrensning
         2.  BORTSETTINGSARKIVER og HISTORISKE ARKIVER
              2.1  Fra redskap til historisk kilde
              2.2  Bortsettingsarkiv
              2.3  Fysisk oppbevaring
              2.4  Ordning før overføring til depotinstitusjon
              2.5  Det allmenne arkivskjemaet
              2.6  Kassasjon
              2.7  Katalog
         3.  AVLEVERING TIL ARKIVINSTITUSJON
              3.1  Første kontakt - forberedelser
              3.2  Avtaler
              3.3  Ordningshjelp
         4.  EKSEMPELSAMLING
              Fagforeningsarkiv
              Mindre foreningsarkiv
              Personarkiv
              Eksempel på katalogoppsett
        5.  OM ARBEIDERBEVEGELSENS ARKIV OG BIBLIOTEK
        6.  HUSKELISTE
 
 
 
 
 


 

FORORD

Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark) har som en av sine viktigste oppgaver å sørge for at arbeiderbevegelsens historiske arkiver blir bevart og gjort tilgjengelige. Arkivet i Oslo har drevet dette arbeidet siden begynnelsen av århundret. Etter hvert ble det også opprettet en rekke regionale arkiver rundt om i landet.

Hensikten med dette veiledningsheftet er å vise hvordan man med enkle midler kan gjøre sitt arkiv oversiktelig og lett å finne fram i, og ellers hvordan man bør behandle arkivmateriale i  de ulike fasene av arkivets "liv". Selv om arbeiderbevegelsens organi-sasjoner generelt har vært flinke til å ta vare på sine arkiver, er det dessverre også eksempler på det motsatte. I noen tilfeller har verdifult historisk kildemateriale blitt kastet, i andre tilfeller er arkivene så dårlig ordnet at de i praksis er umulig å finne fram i uten en langvarig og kostbar ordningsprosess.

Ofte kan et minimum av planlegging i arkivdanningsfasen gi store utslag på hvordan sluttresultatet blir. Det at et arkiv blir godt ordnet kommer først og fremst arkivskaperen selv til gode ved at det blir lettere å finne tilbake de enkelte dokumenter man har arkivert. I neste omgang vil det lette arbeidet betraktelig for Arbark når arkivet skal registreres og klargjøres for bruk. Og til slutt vil et oversiktelig arkiv være langt mer attraktivt for forskere, studenter og andre som ønsker å bruke det som kildegrunnlag. Det at arkivene blir holdt i god stand  er med andre ord i alles interesse, og en nødvendig forutsetning for formidlingen av arbeiderbevegelsens historie.

Veiledningsheftet beskriver kortfattet hva et arkiv er, hvorfor og hvordan arkiver dannes, hva som skal inngå i et arkiv, hvordan man ordner et bortsettingsarkiv eller foretar en avlevering til en arkivdepotinstitusjon (for eksempel Arbark). Vi gir også en del praktiske tips. Heftet konsentrerer seg i første rekke om sikringen av historiske samlinger. Det vil derfor legges relativt liten vekt på selve arkivdanningen. Heftet er ikke ment  å være noen lærebok i arkiv, men vil nok kunne være til nytte for mindre arkivskapere som ønsker bedre orden i sine arkiver. Om man ønsker å lese mer om arkivfaget, vil vi anbefale Anne Mette Dørums "Arkivkunnskap", eller Jørgen H. Martinsens "Arkivdanning". Begge har vært til nytte for oss ved utarbeidelsen av dette heftet. I tillegg foreligger Vilhelm Lange m.fl. "Privatarkiver" fra 2000.

Vi har av praktiske årsaker valgt å henvende oss til en "forening" i teksten, men innholdet er ment å være dekkende også for andre typer organisasjoner (partier, forbund, fagforeninger etc.)

Heftet er ikke ment å skulle erstatte oppsøkende virksomhet eller telefonkontakt fra Arbarks side. Tvert imot ønsker vi at arbeiderbevegelsen benytter seg av våre tjenester. I den utstrekning vi har tid, kommer våre arkivarer gjerne på besøk for å snakke om arkivspørsmål.

I den siste utgaven er det bare foretatt noen redaksjonelle endringer. En del av diskusjonen rundt elektronisk materiale er derfor noe foreldet.

       Oslo, 1995, 1999 og 2013

< Tilbake
 
 


 

1.  ARKIVSKAPER OG ARKIVDANNING
 
 


 

1.1  Hva er et arkiv?

Et arkiv er den samling av dokumenter som etter hvert vokser fram hos en arkivskaper som følge av dennes virksomhet. Med arkivskaper menes en organisasjon, en myndighet, en bedrift, en forening eller lignende som utøver virksomhet som fører til at arkiver dannes. Også enkeltpersoner vil være arkivskapere. Med dokumenter menes alle former for informasjonsbærere, uavhengig av hvilken form de framtrer i. Som regel er dokumentene skriftlig materiale (trykt, maskinskrevne, håndskrevne, stensilerte). Men det er også EDB-lagret informasjon på harddisker og disketter, og videre mikrofilm, fotografier, film og video, lydbånd, tegninger, plakater, merker osv. Hva som skal kunne kalles et arkiv bestemmes ikke av størrelsen. Teknisk sett kan et arkiv bestå av et eneste dokument dersom det ikke er bevart mer, men da vil den historiske verdien være forringet. De mest verdifulle arkivene er de som gir den mest fullstendige dokumentasjon av foreningens virksomhet og historiske sammenheng. Verdien vil likeledes øke med muligheten til å orientere seg i materialet. 
 

< Tilbake
 
 


 

1.2  Aktivt arkiv - arkivdanningen

Arkivet oppstår som et aktivt arkiv - som et nødvendig hjelpemiddel i organisasjonen, som setter foreningen i stand til å utøve sin virksomhet og følge saker over tid. I en viss forstand er arkivet medarbeidernes felles hukommelse og står dermed sentralt i enhver organisasjon. I den daglige virksomheten må man vite hvor de ulike dokumentene finnes som inneholder den informasjon man søker. Har man orden på sitt arkiv med liste, register eller arkivnøkkel letter man arbeidet slik at gjenfinningen går fort og greit.

Arkivet dannes fortløpende i det daglige arbeidet og i takt med virksom-heten. Skriv kommer inn, svar sendes ut, saker avsluttes, protokoll skrives, det noteres i registre, ut- og innbetalinger skjer etc. Når det gjelder arkivets enkelte deler - se under overskriften "det allmenne arkivskjemaet".

< Tilbake
 
 
 


 

1.3  Arkivansvarlig

Enhver organisasjon eller forening bør ha en arkivansvarlig, en som kan vise den nødvendige omsorgen for det praktiske arkivarbeidet og som 
sørger for at arkivet fungerer etter hensikten. Det er viktig at det finnes klare rutiner for hvordan arkivet føres. Dette kan gjøres ved at det lages en enkel instruksjon for bruken av arkivet. Det bør være en klar systematikk som alle kan sette seg raskt inn i. Videre bør alle ha et bevisst forhold til arkivets funksjon og verdi. Alle som bidrar til foreningens dokumentasjons-danning, har også et ansvar i forhold til foreningens arkivdanning. Man har sett eksempler på at den arkivansvarlige har ført arkivet på en slik måte at ingen andre har kunnet finne fram. Slike personavhengige systemer skaper problemer både når personen slutter og når arkivet eventuelt avleveres til en arkivinstitusjon. 

< Tilbake
 
 
 


 

1.4  Arkivplan

Et viktig hjelpemiddel i organiseringen av et arkiv er arkivplanen. I offentlig forvaltning har man lange tradisjoner for dette, og man er her pålagt å ha en arkivplan gjennom Riksarkivarens regelverk. I arbeider-bevegelsen har det ikke vært vanlig med arkivplaner, men Arbark forsøker å stimulere organisasjonene til å utarbeide slike.

Arkivplanen er en samlet oversikt over arkivdanning og arkivbevaring i organisasjonen, men det er ikke noe entydig begrep. Arkivplanen kan ha forskjellige former. Noen kaller det arkivplan når de lager retningslinjer og instrukser  for arkivrutinene. Noen sier de lager en arkivplan når de egentlig lager en arkivnøkkel. Andre bruker uttrykket når de lager oversikter over de ulike serier de har i det aktive arkivet, i bortsettingsarkivet og eventuelt i depotarkivet.

Vi vil rett og slett si at en arkivplan bør inneholde all dokumentasjon om arkivet og arkivdanningen. Her er det ingen fasit, men nedenfor går vi gjennom en del av det en arkivplan kan inneholde. Man kan tenke seg planen i en ringperm med skilleark. Permen kan ha følgende deler:

Historisk oversikt
 -  Kort oversikt over organisasjonens historie, organisatoriske endringer,  sammenslåinger etc.
Arkivorganiseringen
 - Oversikt over hvordan arkivet er organisert, myndighet, ansvar, instrukser, faste rutiner etc.
Dokumentasjon
 - Arkivøkler (gjeldende og eldre), beskrivelser av journaler og registre, oversikt over hendelser og endringer i arkivvirksomheten, dokumentasjon på EDB-baserte løsninger (brukermanual etc.)
Aktivt arkiv
 - Serieoversikt m/plassering, plan for periodisering og bortsetting 
Bortsettingsarkiv
 - Serieoversikt m/plassering, kassasjonsplan, plan for overføring til depotinstitusjon
Depotarkiv
 - Dokumentasjon og oversikt over avlevert materiale, avleveringslister, evt. kataloger
Konsesjoner / avtaler
 - F.eks. konsesjon fra Datatilsynet, avtaler med depotinstitusjon

< Tilbake
 
 
 


 

1.5  Arkivnøkkel

Gjenfinning av dokumenter er ofte  nødvendig. Jo større dokumentmengden er, jo større krav må stilles til systematisk arkivering. For større virksom-heter og organisasjoner blir dette blant annet et vesentlig spørsmål i forhold til effektiv saksbehandling. Måten arkivet er systematisert på er avgjørende for nytten av arkivet. En vanlig måte å ordne saksarkivet er gjennom en arkivnøkkel, dvs. et klassifikasjonssystem som omfatter de ulike saks-områdene arkivet dekker. I dag brukes stort sett desimalklassifikasjons-systemet, som bygger på en hierarkisk oppdeling av saker etter emne. Det vil si at de saksområdene arkivnøkkelen omfatter tilsvarer de sakene foreningen arbeider med, og at disse er delt opp (klassert) i klasser, hoved-grupper, grupper og eventuelle undergrupper etter arkivskaperens behov. 

Prinsippet kan illustreres slik:
  Klasse  1   Økonomi
  Hovedgruppe 14  Økonomiske forbindelser
  Gruppe  143  Bankforbindelser
  Undergruppe 143.1  Skomperud sparebank 
       (punktum etter hvert tredje siffer)

Utarbeidelse av en tilstrekkelig detaljert arkivnøkkel krever inngående kjennskap til arkivskaperens virksomhet. Kategoriseringen må dekke alle nødvendige behov dersom nøkkelen skal oppleves som et godt hjelpe-middel for det daglige arbeidet. Nedenfor viser vi et eksempel på hvordan man kan sette opp en arkivnøkkel. Her har vi tenkt oss et kommuneparti. Planen viser bare klasser og hovedgrupper. En tommelfingerregel når man lager en arkivnøkkel, er at man sørger for å ha utvidelsesmuligheter. Som man ser, kan man i dette eksempelet utvide med to klasser og et varierende antall hovedgrupper. 
 
 
 

Klasse 0
Organisasjon /adm
Klasse 1
Økonomi
Klasse 2
Styrende organer
Klasse 3
Lokal-   lagene 
Klasse 4
Interne utvalg
Klasse 5
Eksterne organer
Klasse 6
Offentlig
adm.
Klasse 7
Politisk virksomhet
00 Generelt 10 Generelt 20 Generelt 30 Generelt 40 Generelt 50 Generelt 60 Generelt 70 Generelt
01 Lover, vedtekter 11 Budsjetter, bevilgn. 21 Repr.- skapet 31. Lokal- lagene 41. Faste utvalg 51 Faglige org. 61 Formannsskap 71 Progr.virksomhet
02 Medlemskap 12 Regnskap, revisj. 22 Styret   42. Ad hoc-
utvalg
52 Ungdomsorg. 62. Kommunestyre 72 Valg,
folkeavst.
03 Parti-
kontoret
13 Finansiering 23 Arbeidsutvalg   43. Samarbeidsutvalg 53 Kvinneorg. 63. Komm.
adm
73 1. mai-
feiring
04 Historie, jubileer 14 Øk. forbindelser           74 Opplærings- virksomhet
15 Lån, Garantier             75 Kommunalpolitikk
16 Forsikringer             76 Rikspolitikk
17 Eiendom
verdipapirer
            77 Andre pol. partier
               
09 Diverse 19 Diverse 29 Diverse 39 Diverse 49 Diverse 59 Diverse 69 Diverse 79 Diverse

< Tilbake
 
 
 
 


 

1.6  Journal

Ved siden av arkivnøkkelen er journalen det vanligste hjelpemiddelet for å finne fram i arkivet. Mens arkivnøkkelen beskriver alle sakstypene foreningen arbeider med, beskriver journalen selve sakene. En journal er et fortløpende og systematisk register over alle saksdokumentene i for-eningen. Tradisjonelt har det vært vanlig å  bruke en protokoll med egnede rubrikker. Siden 1980-tallet har det imidlertid blitt vanlig å benytte forskjellige edb-baserte journalsystemer. Disse har etter hvert utviklet en rekke praktiske finesser, som særlig er nyttige i større organisasjoner med flere ansatte og stor flyt av dokumenter. Riksarkivaren har utviklet egne standarder som leverandører av programvare forholder seg til. Vi vil imidlertid i denne sammenheng konsentrere oss om sider ved den tradisjonelle journalføringen. 

Journalen brukes til å holde oversikt over alle saksdokumentene i  foreningen. Den gir oversikt over hvor hvert enkelt dokument befinner seg fysisk, eller hvem som bruker det i saksbehandlingen, dersom dokumentet ennå ikke er arkivert. Det er viktig å merke seg at man bare journalfører dokumenter som er saksrelevante og skal arkiveres. Her må foreningen ha klare retningslinjer.

Når man journalfører et saksdokument, betyr dette at man registrerer forskjellige opplysninger som gjør det mulig å identifisere og finne igjen dokumentet. Opplysningene som registreres kan f.eks. være datoen for når dokumentet er motatt, dokumentets dato, navn på avsender eller mottaker, en kort beskrivelse av dokumentets innhold, arkivkode, hvem som er saksbehandler for dokumentet og om dokumentet er ferdig behandlet. Disse opplysningene påføres ofte også selve dokumentet, gjerne i et stempel-merke med tilsvarende rubrikker. Foreningen må selv bestemme hvilke opplysninger som er nyttige for deres virksomhet. En oversikt over inn- og utgående brev vil imidlertid alltid være nyttig. Når det gjelder dokumenter som mottas av foreningen, bør disse journalføres før de fordeles til de som skal behandle saken. Dokumenter som blir laget av foreningen selv, journalføres etter at dokumentet er ferdig. Journalen må føres konsekvent og nøyaktig, dersom den skal fungere som et godt hjelpemiddel.

Journalen fungerer som et redskap til å holde oversikt både over doku-mentflyten og saksgangen i foreningen. Særlig viktig er dette der det gjelder svarfrister og saksbehandlingsfrister. Journalen kan både være et redskap til å påse at nødvendig arbeid blir gjort og en sikkerhet for at dokumentene blir arkivert.

Når man fører en journal gis vanligvis hver innførsel et fortløpende nummer innenfor hvert år. Dette kalles et journalnummer. Det hender at det tidligere ha vært sendt og mottatt brev i samme sak.  For å kunne finne fram til tidligere korrespondanse i samme sak, må det lages en henvisning i journalen mellom det nye og det tidligere journalnummeret i samme sak. På denne måten vil det være lett å orientere seg i saksgangen ved å lese journalen.

Eks. Journal og journalstempler

< Tilbake
 


 

1.7  Kopibok / brevkopier

I tillegg til arkivnøkkelen og journalen vil vi også trekke fram et tredje framfinningsverktøy, kopiboken (Også kalt brevkopier, rødkopier etc.) Kopiboken er vanligvis en kronologisk samling av kopier av utgående brev fra foreningen selv. Dette kan være en snarvei til å finne ut hva man selv har skrevet i en bestemt sak, men kopiboken må først og fremst sies å fungere som en sikkerhetskopi, dersom f.eks. en saksmappe skulle forsvinne fra arkivet. 

< Tilbake
 
 
 


 

1.8  Arkivbegrensning

Det er  viktig at foreningen tenker igjennom rutiner for å begrense omfanget av sitt arkiv. Det bør ligge klare tanker bak hva man legger i arkivet. Det er ofte lett å arkivere en sak sammen med ekstra kopier av saksdokumenter, rapporter eller klipp, brosjyrer og annet materiell som ikke har betydning for saken, eller som oppbevares andre steder. For at arkivene ikke skal bli unødig store og uhåndterlige må det foretas arkivbegrensning. Et hvert dokument må vurderes m.h.t. om det er arkivverdig eller arkivuverdig. Materiale som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon er ikke arkivverdig, og skal heller ikke journalføres. Det skal fjernes før saken legges i arkivet. Hvis ikke bør dette gjøres når arkivene avsluttes eller bortsettes. Det vil da ofte bli mer tidkrevende og kostbart. Hvis det er behov for å oppbevare opplag av rapporter e.l. skal dette gjøres utenfor det regulære arkivet. Dette vil lette senere kassasjon.

Trykksaker, rundskriv, reklame, mangfoldiggjort materiale, ikke-utfylte blanketter, konsepter, utkast, kladder, kladdenotater, ekstra kopier o.l. som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon skal være gjenstand for arkivbegrensning. Når det gjelder det bevaringsverdige materialet henvises til avsnittet om "det allmenne arkivskjemaet".

< Tilbake
 
 
 
 
 
 


 

2. BORTSETTINGS-OG HISTORISKE ARKIVER
 
 


 

2.1  Fra redskap til historisk kilde

Arkiver gjennomgår forskjellige faser. Vi har ovenfor tatt for oss sider ved den første fasen, det aktive arkivet. Når deler av arkivet ikke lenger er nødvendig i foreningens daglige virksomhet vil man vanligvis foretrekke å rydde ny plass ved å sette det bort. Når man på denne måten oppretter et bortsettingsarkiv, vil arkivet dermed ha gått over i sin andre fase. Det vil fortsatt være til en viss nytte i foreningens arbeid, og kan også fortsatt være gjenstand for arkivdanning ved at arkivet blir supplert med dokumenter som har manglet etc. Det er bortsettingsarkivet som på sikt vil være være aktuelt for avlevering til en arkivinstitusjon, for dermed å gå inn i sin siste fase, det historiske arkivet.
Husk at arkivene i disse to siste fasene i sterkere grad går over fra å være et redskap i foreningens drift til å bli en del av vår felles hukommelse. Derfor tenker vi oss nå at arkivet i første rekke oppbevares med tanke på ettertiden - også en fjern ettertid. Når vi nedenfor tar for oss ulike sider ved opprettelsen av et bortsettingsarkiv hos arkivskaperen vil vi samtidig regne med at arkivet senere skal overføres til en depotinstitusjon som f.eks. Arbark eller et av arbeiderbevegelsens regionale arkiver.

< Tilbake
 
 
 


 

2.2  Bortsettingsarkiv

Når man setter bort arkiv stilles det like høye krav til orden som for det aktive arkivet. Dagligarkivets orden skal beholdes, og det er svært viktig at  bortsettingen gjøres planmessig. Den vanligste måten å organisere bort-setting på, er ved at det med jevne mellomrom settes et tidsskille i saksarkivet. Dette kalles periodisering. Man kan for eksempel velge å sette bort arkivet i femårsintervaller, d.vs. at en arkivperiode varer fem år. Saksarkiv, journaler, kopibøker og eventuelle andre registre settes da bort samtidig for at det skal være samsvar mellom saksarkiv og registrene også i bortsettingsarkivet. Faste periodeskiller i arkivet er hensiktsmessig, men det vil også være riktig å sette tidsskille i arkivet dersom foreningen gjennomgår større organisatoriske endringer (f.eks. sammenslåing eller omorganisering), dersom det tas i bruk ny arkivnøkkel eller det gjøres andre endringer som har betydning for arkivets funksjon.

Også når det gjelder bortsetting er det viktig at man har en gjennomtenkt plan for det man gjør. Tidsskillene må overholdes. Setter man bort enkelte saksmapper utenom arkivperiodene, f.eks. av plasshensyn, vil man snart miste oversikten over hvor sakene befinner seg. Et problem som gjerne oppstår ved periodisering er hva man skal gjøre med de løpende sakene, dvs. de sakene som starter i en arkivperiode og avsluttes i en annen. Det mest korrekte vil da være å splitte disse sakene, dvs. la dem være arkivert på to forskjellige steder. Det er også mulig å velge enten å avslutte dem i den perioden da saken oppsto, eller overføre dem til en ny periode. I alle tilfeller bør det lages henvisninger både i journalen og i saksarkivet, f.eks. ved hjelp av et eget henvisningsark. 

Eks. Bortsettingsarkiv
 

< Tilbake
 
 
 


 

2.3  Fysisk oppbevaring

Det første vi må gjøre ved bortsetting av arkivet er å forsikre oss om at materialet blir lagret på en slik måte at det ikke blir ødelagt. Papir er et meget skjørt materiale, og det er derfor svært viktig at de fysiske forholdene på oppbevaringsstedet er tilfredsstillende. Fuktige kjellere og trekkfulle loft gir ikke gode oppbevaringsbetingelser. Videre bør man, om mulig, også sørge for å plassere arkivet brannsikkert. Arkivskaperen bør også undersøke hvordan man best sikrer informasjon lagret på andre medier; EDB-, foto-, film og lydmateriale. 

Også selve arkivet må gjennomgås. I mange arkiver vil det finnes papir-ødeleggende materiale som under spesielle forhold bryter ned papiret forbausende raskt. Her tenker vi i første rekke på metall, plast og gummi. Binders, plastomslag og gummistrikker bør derfor unngås allerede i arkiv-danningsfasen. Slike gjenstander skal erstattes med papiromslag før det settes bort eller avleveres til en depotinstitusjon. Gjennom gode arkivrutiner blir man spart for dette arbeidet. 

Ringpermer er et nyttig hjelpemiddel for mange arkivskapere. Når vi oppretter et bortsettingsarkiv er imidlertid ikke lenger ringpermene gode nok. Papiret vil her være utsatt for både metall, lys og støv. Materialet skal da legges i papir- eller pappomslag og oppbevares i dertil egnede arkiv-bokser. Også protokoller bør legges i arkivbokser dersom de har riktig format. Plakater og annet som har ukurant format, kan eventuelt pakkes inn i forsvarlig emballasje.

Om man ønsker ytterligere råd og veiledning om den fysiske lagringen av bortsettingsarkiver kan man kontakte en av arbeiderbevegelsens arkiv-institusjoner. Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek i Oslo besvarer også spørsmål om arkivbokser og annet materiell. 

< Tilbake
 
 
 


 

2.4  Ordning før overføring til depotinstitusjon 

Når man skal overføre sitt historiske arkiv til en depotinstitusjon, må arkivet ordnes. Dette arbeidet blir mindre eller kanskje helt overflødig dersom man har hatt gode rutiner i arkivdanningen og ved bortsettingen. Før man starter selve ordningen er det viktig at man samler inn alt materiale som hører til i arkivet. Blant annet bør man undersøke om ansatte og/eller tillitsvalgte sitter med materiale som hører til i arkivet. Dersom arkiv-rutinene ikke har vært gode, finnes det ikke alltid klare grenser mellom hva som tilhører foreningens arkiv og hva som for eksempel er lederens eller sekretærens personlige arkiv. Denne vurderingen kan best gjøres av foreningen selv, og man må huske at hovedsiktemålet er at arkivet skal kunne gi et mest mulig fullstendig bilde av foreningens virksomhet. En løsning kan være at lederen eller sekretæren overlater sine papirer til arkivet, og at disse behandles som en egen serie innen foreningens arkiv. Eventuelt kan disse overføre sitt materiale i form av egne personarkiver. 
Mindre foreninger mangler ofte egne lokaler, slik at arkivet lever en ambulerende tilværelse i de tillitsvalgtes private hjem. I slike tilfeller har verdifullt materiale lett for å forsvinne. Dette bør man være oppmerksom på, og om mulig forsøke å spore opp arkivmateriale som eventuelt mangler. 
Hvor mye arbeid som kreves ved ordningen av et arkiv har selvfølgelig sammenheng med arkivets størrelse, generelle tilstand og hvilken orden det har i utgangspunktet. På dette punktet vil man kunne dra fordel av gode arkiveringsrutiner og eventuell bruk av arkivnøkkel.

Ved gjennomgangen av arkivet må man ved siden av å fjerne skadelige gjenstander også ordne materialet på en slik måte at man lett kan orientere seg i arkivet senere. Et arkiv vil ha liten verdi dersom man ikke kan finne fram i det.

Ved ordning av et arkiv må man alltid ta hensyn til arkivets proveniens. Proveniensprinsippet er arkivfagets grunnprinsipp, og går ut på at arkiv-materiale produsert av én arkivskaper skal holdes samlet i én enhet, og ikke splittes opp og systematiseres på andre måter enn den opprinnelige. Det er med andre ord arkivskaperens opprinnelige orden som skal være den retningsgivende ved ordning av et historisk arkiv. På samme måte som at man ikke skal ta dokumenter ut av sin opprinnelige sammenheng, skal man heller ikke legge til nye dokumenter. Innsamlet materiale og  materiale som aldri har vært innlemmet i arkivets opprinnelige system skal holdes tydelig adskilt ved ordningen av det historiske arkivet. 

Når man starter ordningen bør man alltid forsøke å skaffe en oversikt over hvilke deler, eller adskilte serier, arkivet består av. Med en slik oversikt kan man lage en plan for ordningsarbeidet. Det har innen det arkivfaglige miljøet blitt utarbeidet standardisere betegnelser og en innbyrdes rekkefølge mellom seriene i arkiver. Nedenfor gjengis det allmenne arkivskjemaet som er ment å kunne brukes som mal ved rekkeordning av alle typer arkiver. Skjemaet er bygget opp av en rekke ulike serier som vil være tilstrekkelige for de fleste arkivskapere. Vi gir her korte forklaringer og tips vedrørende de enkelte seriene. 

Vær oppmerksom på at arkivskjemaet brukes som et hjelpemiddel. Det er ikke meningen at arkivskaperen skal bryte med arkivets opprinnelige orden. Det er som nevnt et overordnet prinsipp at arkivets egen opprinnelige systematikk og logikk bevares. Arkivskjemaet skal kun brukes i forhold til serienes innbyrdes rekkefølge.

< Tilbake
 
 
 


 

2.5  Det allmenne arkivskjemaet

Vi baserer framstillingen av det allmenne arkivskjemaet på en innstilling fra et utvalg nedsatt av Landslaget for lokal- og privatarkiv og Riksarkivet. Innstillingen ble lagt fram i 1992 og har senere dannet grunnlag for utarbeidelsen av arkivregistreringsprogrammet "Asta", som har blitt tatt i bruk av en rekke offentlige og private arkivinstitusjoner.

Serie A: MØTEBØKER
Også kalt referatprotokoller eller forhandlingsprotokoller. Disse vil vise vedtakene som er gjort i foreningens styrende organ, og regnes som regel som grunnstammen i arkivet. Her vil det ofte være nødvendig å opprette underserier om det finnes protokoller for flere nivåer av styrende organer som f.eks. styre, representantskap, generalforsamling osv.
NB! Møtereferater vil ikke alltid finnes i innbundne bøker. Også løse møtereferater hører inn under denne serien, kanskje også saksdokumentene hvis disse ikke er lagt i saksarkivet. Årsmeldinger/beretninger kan også legges som en underserie under møtebøker.

Serie B: BREVKOPIER (KOPIBØKER)
Dette er foreningens kopier av utgående brev. (Se eget avsnitt ovenfor) Tidligere var det vanlig å føre inn avskrifter av utgående brev i en egen bok, senere var det vanlig å binde inn kopier. Mange arkivskapere vil i dag ha samlet sin utgående post kronologisk i ringpermer. Hvis arkivet har egne kopibokregistre, kan disse gjerne legges i en egen underserie her. Foreningens egne utsendte rundskriv kan legges som en underserie under "brevkopier".

Serie C. JOURNALER
Også kalt dagbøker eller brevjournaler. (Se eget avsnitt ovenfor) Hvis journalen er elektronisk, bør det i tillegg  tas en papirutskrift.Vær oppmerk-som på at lagring på disketter o.l. er problematisk både med hensyn til varighet og senere avlesning. Husk også å merke av hvilke hjelpemidler, maskiner, programvare det gjelder.

Serie D. SAKSARKIV (ordnet etter foreningens hovedsystem)
Denne serien kan opptre i forskjellige varianter, og det kan ofte være nødvendig å ta i bruk underserier. Saksarkivet kan i noen tilfeller være et rent korrespondansearkiv, ordnet f.eks. kronologisk eller alfabetisk i ringpermer. I så fall kan det være riktigere å bruke seriebetegnelsen "korrespondanse" i stedet for "saksarkiv". Saksarkivet kan være ordnet på mange forskjellige måter, alt etter hva foreningen har funnet hensikts-messig, men i dag er det vanlig at sakene ordnes etter en arkivnøkkel. (Se eget avsnitt ovenfor) I foreninger som har vært i funksjon lenge vil saksarkivet ofte bestå av flere forskjellige systemer fra de ulike periodene. Ved registrering av et slikt arkiv kan man eksempelvis ende opp med en slik inndeling:
 D. Saksarkiv
  Da. Korrespondanse (kronologisk)  1912-26
  Db. Korrespondanse (alfabetisk)    1927-35
  Dc. Saksarkiv etter arkivnøkkel I 1936-48 
  Dc. Saksarkiv etter arkivnøkkel II 1949-
 

Serie E. SIDEORDNET SAKSARKIV
Ved siden av hovedsaksarkivet har det ofte etablert seg serier vedrørende spesielle saksforhold. Dette kan være saker som p.g.a. sin art, omfang, lange behandlingstid eller spesielle viktighet har blitt arkivert utenfor det vanlige systemet. Slike sideordnede saker kan registreres som underserier under serien E. Husk at sakspapirer f.eks. også kan ha havnet utenfor foreningens regulære arkiv fordi sakene har vært knyttet til ulike medarbeideres eller tillitsvalgtes bestemte saksområder og derfor av praktiske grunner blitt stående i deres respektive kontorer eller private hjem. Dette kan være uttrykk for dårlige arkivrutiner i foreningen, og bekrefter viktigheten av at man ved bortsetting eller avlevering av historiske arkiver alltid bør undersøke om alle relevante saker er tatt inn i foreningens arkiv. 

Seriene F til O
Disse bokstavene er reservert for eventuelle spesialserier som er knyttet til foreningens helt bestemte funksjon. (Se eksempelsamling bak i heftet)

Serie P. PERSONALE / MEDLEMMER
Her plasseres saker knyttet til eventuelle ansatte, personalmapper, lønn etc.  dersom dette ikke har fått en egen plass i saksarkivet. Når det gjelder organisasjoner og foreninger vil det være naturlig også å plassere medlems-registre under denne serien. Her kan det forekomme sensitive person-opplysninger, og arkivinstitusjoner vil behandle denne serien med ekstra varsomhet. Er medlemsregisteret elektronisk lagret, skal det også her tas utskrifter i tillegg til disketter, bånd etc. Husk å merke av hvilke hjelpe-midler, maskiner, programvare det gjelder.

Serie Q. EIENDOM / INVENTAR
Her plasseres hjemmelsdokumenter, forsikringssaker o.a. vedr. fast eiendom. Inventarfortegnelser for løsøre og arkivalia vedr. maskiner, bilpark o.l. hører også inn her. Det er ikke uvanlig at disse sakene er gitt en egen plass i saksarkivet, og skal da selvsagt beholdes der.

Serie R. REGNSKAP
Her plasseres gjerne kassabøker, kontobøker, hovedbøker osv. Eventuelt kan kassabilag tas inn i denne serien, men det bør skje i samråd med arkiv-institusjonen for å vurdere om dette materialet er bevaringsverdig. Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek i Oslo vil bare unntaksvis ta imot bilags-materiale. Husk imidlertid at man plikter å bevare slikt materiale i 10 år.

Serie S. STATISTIKK
Bare egenprodusert statistisk materiale legges her. Statistikk fra andre institusjoner arkiveres ikke. Er statistikken publisert i form av trykksaker, bør det legges under serie X. 

Serie T. KART OG TEGNINGER
Vanligvis vil dette stort sett dreie seg om bygningstegninger i original eller kopi, men enkelte arkivskapere kan ha samlinger av tegninger av mer kunstnerisk karakter, f.eks. av kjente strøk i lokalmiljøet, portretter, karikaturer etc. Foreninger som legges ned vil ofte ha ønske om å avlevere slikt materiale.

Serie U. FOTOGRAFIER
Ved arkivering bør motiver, omstendigheter og datering registreres. Foruten at det er naturlig å samle slikt materiale i en egen serie, er det også viktig at det blir lagret på en måte som sikrer lang holdbarhet. F.eks. bør fotografier ikke lagres blant vanlig papir da dette relativt raskt vil skade bildene. Arbark legger sine fotografier i syrefrie konvolutter.

Serie V. EDB / FILM / MIKROFILM / LYDBÅND / VIDEO
Her plasseres alt maskinlesbart materiale som ikke har noen naturlig plass i andre serier. Husk å merke av hvilke hjelpemidler, maskiner, programvare det gjelder. Selv om slikt materiale innlemmes i arkivets ulike serier bør man være oppmerksom på at man av hensyn til holdbarhet etc. kan oppbevare materialet fysisk adskilt fra arkivet. 

Serie W. GJENSTANDER
Vanligvis vil ikke gjenstander regnes som del av arkivet, men noen få ting er så knyttet til arkivet at vi kan velge å regne dem som arkivsaker. Dette gjelder f.eks. stempler, faner og flagg, eldre dørskilt o.l. med arkivskapers navn, ordstyrerklubber, forskjellige gjenstander brukt i markedsførings- eller profileringsøyemed som jakke- eller bilmerker, kulepenner, reflekser og nøkkelhanker. Spørsmål om hva som skal gjøres med andre gjenstander kan gjerne diskuteres med arkivinstitusjonen.

Serie X. EGENPRODUSERTE TRYKKSAKER
To eksemplarer av hver av de trykksaker arkivskaper selv har utgitt plasseres her. Her vil det ofte forekomme serier av årsberetninger (hvis de ikke er lagt under serie A), regnskap, periodika, markedsføringsmateriell, medlemsinformasjon, lagsaviser, løpesedler, plakater etc. Arkivskaperen bør også være klar over at det finnes regler for innsending av trykksaker til Nasjonalbiblioteket. Den teknologiske utviklingen har ført til at det nå kan framstilles "proffe" publikasjoner på egen hånd. Vi tror at mye slikt materiale går tapt. Ved siden av skikkelige arkiveringsrutiner oppfordres arbeiderbevegelsens organisasjoner, foreninger og partilag fortløpende å sende inn sine publikasjoner til Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek.

Serie Y. DIVERSE
Her plasseres utskilte arkivsaker som ikke naturlig hører hjemme under andre signaturer. Y-serien bør begrenses.

Serie Z. REFERANSEMATERIELL
Om foreningen har en egen samling avisklipp e.l. kan dette legges her. Her legges også arkivlister, arkivnøkler, lover, instrukser etc. som kan gi brukere av arkivet nyttig informasjon. Noe av dette kan høre hjemme under andre serier, men det kan i så fall legges kopier her. 

   --------------------------------------------

Det allmenne arkivskjemaet kan som nevnt brukes som mal, men det står selvsagt arkivskaperen fritt å opprette egne seriebetegnelser etter behov. Her kan man gjerne benytte seg av seriesignaturene F til O. På dokument-nivå er det ingen klare regler for hvordan ordningsarbeidet skal utføres, bortsett fra at man ikke må komme i konflikt med proveniens-prinsippet og arkivets opprinnelige orden. Når vi ser bort fra normene som er lagt inn i arkivskjemaets hierarkiske oppbygning er det heller ingen retningslinjer for hvor detaljert ordningen skal være. Her må man bruke skjønn og tenke ut fra hvordan man senere lettest mulig skal kunne finne fram i arkivet. Arkiv-skaperen må heller ikke nøle med å ta kontakt med Arbark i forbindelse med ordningsarbeidet. Arbark vil yte hjelp etter beste evne.

Med det allmenne arkivskjemaet som utgangspunkt er det også utarbeidet forslag til oppsett for ordning av forskjellige arkivtyper. Bakerst i heftet gjengir vi eksempler for et fagforeningsarkiv, et mindre foreningsarkiv og for et personarkiv.

< Tilbake
 
 
 


 

2.6  Kassasjon

Selv om man har begrenset arkivet under arkivdanningsfasen, vil det erfaringsmessig alltid finnes materiale som bør kasseres ved bortsetting eller senere. Kassasjon er ikke det samme som arkivbegrensing. Kassasjon betyr at arkivmateriale som har hatt betydning for saksbehandling, blir vurdert og tatt ut av arkivene og tilintetgjort. Kassasjon kan gjelde hele arkivserier eller utvalg av serier med liten historisk verdi.

Man må ikke falle for fristelsen til å kaste eller makulere spesielt sensitivt materiale før man har fått vurdert den historiske verdien. Slikt materiale bør merkes godt og behandles med varsomhet. Ved en avlevering vil foreningen ha adgang til å gi spesielle deler av arkivet en spesialklausul. 

Kassasjonen er en ansvarsfull handling - det som makuleres er ugjenkallelig borte. Ettersom det ofte forekommer tvilstilfelle under kassasjonsarbeidet, vil vi anbefale at kassasjon i hovedsak foretas etter samråd med Arbark eller de regionale arkivene. Et eksempel på serier som i regelen kan kasseres er regnskapsbilag eldre enn 10 år. 

< Tilbake
 
 
 


 

2.7  Katalog

Vi har ovenfor tatt for oss ulike aspekter av ordningsarbeidet. Bearbeid-ingen av et bortsettingsarkiv eller et arkiv som skal avleveres til en arkiv-institusjon, skal resultere i et velordnet arkiv, kategorisert i henhold til proveniensprinsippet og det allmenne arkivskjemaet, og materialet skal være plassert i egnede arkivbokser, helst med gode og informative etiketter. Ordningsarbeidets siste oppgave består i å utarbeide en fortegnelse over arkivets innhold - katalogen. Katalogen skal gi opplysninger om seriene, arkivstykkenes (bokser ol.) innhold, og der det er nødvendig;  mappenes innhold. Hvert arkivstykke (boks) innen hver serie skal ha et eget løpe-nummer, og til hver enhet skal det også merkes av ytterår for innholdet. Nedenfor har vi gjengitt et eksempel på hvordan man kan sette opp en katalog. 

Til katalogen bør det foreligge en kort historikk for foreningen, med opp-lysninger om stiftelsestidspunkt, virksomhet, omorganiseringer, sam-menslåinger etc. Katalogen bør også foreligge på diskett. Det vil som regel bli nødvendig med senere redigering av katalogen.

< Tilbake
 
 
 


 

3.  AVLEVERING TIL ARKIVINSTITUSJON
 
 


 

3.1  Første kontakt - forberedelser

Når arkivskaperen ønsker å avlevere sitt materiale til Arbark eller til et av arbeiderbevegelsens regionale arkiver bør foreningen ta kontakt med arkivinstitusjonen i god tid før man tenker seg materialet overført. Den første kontakten kan gjerne gjøres pr. telefon. En avlevering krever en viss planlegging fra begge parter. For arkivinstitusjonen er det viktig å finne riktig tidspunkt i forhold til det løpende arbeidet og sørge for at det blir frigjort tilstrekkelig plass i magasinene. Gjennom den første kontakten vil arkivinstitusjonen også innhente andre relevante opplysninger som for eksempel arkivets generelle beskaffenhet, størrelse, innhold, hvilke for-arbeider foreningen har gjort osv. Vanligvis vil arkivinstitusjonen ønske å foreta et besøk for en nærmere vurdering før materialet pakkes. Det er da en stor fordel om arkivskaperen har gjennomført ordningsarbeidet og utarbeidet en tilfredsstillende katalog over arkivets innhold. 

Om forberedelsene ikke er gjort, vil arkivaren kunne bidra i planleggingen av arbeidet, komme med råd om ordningen, serieinndeling, vurdere kassa-sjon etc. Det er også viktig å vurdere i hvilken grad arkivskaperen selv vil ha behov for å ha tilgang til materialet. Arkivalier som overføres til en arkivinstitusjon skal ikke lenger være nødvendige i foreningens daglige bruk. Arkivinstitusjonen skal ikke fungere som et fjernarkiv, men legge materialet til rette for historisk forskning. På den annen side skal foreningen selvfølgelig ha mulighet for bruk av sine eldre saker. 

< Tilbake
 
 
 


 

3.2  Avtaler
 

Ved en avlevering skal alltid foreningens styrende organer være delaktig. Dette fordi det handler om forvaltning av foreningens eiendom. Slike spørsmål vil som regel også være omtalt i foreningens vedtekter. I forbin-delse med overføringen skal det alltid inngås en avlevererings- eller depo-neringsavtale mellom foreningen og arkivinstitusjonen. Denne avtalen vil regulere både de juridiske og de praktiske sider ved overføringen av arkivet. Her vil det blant annet gå fram om arkivet avleveres i form av en donasjon eller som en deponering. Avtalen vil videre klargjøre regler for bruk av materialet, spesielle klausuler for innsyn og bruk, tidsfrister osv. En slik avtale vil også kunne romme avtaler og retningslinjer for framtidige avleveringer. For eksempel kan det bestemmes regelmessige avleveringer hvert tiende eller femtende år. Arbark har utarbeidet standardavtaler som vil bli forlagt foreningen som forslag, men avtalens innhold kan diskuteres nærmere. 

< Tilbake
 
 
 


 

3.3  Ordningshjelp

Enkelte større arkivskapere vil ha så store arkivmasser at ordningsarbeidet vil kreve mer tid enn de ansatte kan avse. Om de økonomiske forutsetninger er til stede kan løsningen i slike tilfeller være å engasjere ekstern hjelp. Arkivskaperen oppfordres i så fall til å diskutere dette med arkivinstitu-sjonen, som eventuelt kan komme med forslag, og i visse tilfeller også være behjelpelig med å formidle kontakt med personer som har erfaring fra slikt arbeid. Det kan også være aktuelt for arkivinstitusjonen selv å ta på seg et slikt oppdrag. Å sette i stand et arkiv kan være et kostnadskrevende prosjekt, men å sikre kunnskaper for ettertiden vil i alle tilfeller være verdt prisen.

< Tilbake
 
 
 


 

4.  EKSEMPELSAMLING

På de følgende sider gjengis eksempler på serieinndeling etter det allmenne arkivskjemaet for tre ulike arkivtyper, et fagforeningsarkiv (et forbunds-arkiv vil settes opp på lignende måte), et mindre foreningsarkiv (f.eks. et partilag) og et personarkiv. 
Til slutt gir vi også et eksempel på hvordan man kan sette opp en katalog.

< Tilbake
 
 


 

Eksempel 1. Fagforeningsarkiv

A. Møtebøker
 Aa. Årsmøter
 Ab. Styremøter
 Ac. Tillitsmannsutvalg
 Ad. Medlemsmøteprotokoll
 Ae. Komiteer og utvalg
B. Brevkopier
C. Journaler
D. Saksarkiv
 Da. Hovedkorrespondanse 1917-57
 Db. Saker etter arkivnøkkel 1958-75
E. Sideordnet saksarkiv - emnemessig ordnet korr. 1917-57
F. Lønns- og tariffspørsmål
 Fa. Forhandlingsprotokoller
 Fb. Avtaler og tariffer
G. Arbeidsmiljøspørsmål
H. Konflikter
 Ha. Fortegnelse over medlemmer i streik/lockout
 Hb. Protokoll for streikekomiteen 
P. Personale / Medlemmer
 Pa. Personalmapper, ansatte
 Pb. Medlemsprotokoller (lister)
 Pc. Medlemsfortegnelse (disketter)
 Pd. Kontingentprotokoller
 Pe. Merkejournal
 Pf. Ekstrakontingent til byggefond for Folkets Hus
Q. Eiendom / Inventar
R. Regnskap
 Ra. Kassajournal
 Rb. Hovedbok
 Rc. Balanse
    osv. Revisjonsprotokoll, egne serier for syke- og begravelseskasser, div. fond osv.
U. Fotografier
V. EDB / Lydbånd / Film / Video
 Va. Årsmøter (lydbånd og video)
W. Gjenstander
 Wa. Faner
 Wb. Formannsklubbe
 Wc. Stempler
X. Egenproduserte trykksaker
 Xa. Årsberetninger
 Xb. Plakater og løpesedler
Z. Referansemateriell
 Za. Arkivnøkkel, arkivliste, instruks
 Zb. Avisklipp 

< Tilbake
 
 
 


 

Eksempel 2. Lite foreningsarkiv (partilag e.l.) 

A. Møtebøker
 Aa. Møtebøker for styret
 Ab. Møtebøker for medlemsmøter
D. Korrespondanse
 Da. Foreningens korrespondansearkiv
 Db. Formannens korrespondanse 
     (N. Nilsen formannstid 1931-58, gave fra familien)
F. Lagsaviser
 Fa. Håndført lagsavis (protokoll) 1917-40
 Fb. Mangfoldiggjort lagsavis 1945-79
P. Medlemsprotokoller
R. Regnskap
 Ra. Årsregnskaper
 Rb. Kassabøker
 Rc. Regnskapsbilag 
U. Fotografier
 Ua. Fotoalbum
X. Egenproduserte trykksaker
 Xa. Årsberetninger
 Xb. Løpesedler og plakater

< Tilbake
 
 
 
 
 
 
 
 


 

Eksempel 3. Personarkiv

D. Saksarkiv
 Da. Kronologisk ordnet korrespondanse
 Db. Saksmapper i forbindelse med personens verv
 Dc. Saksmapper i forbindelse med yrke
 Dd. Saksmapper personlig
F. Manuskripter
 Fa. Taler og foredrag
 Fb. Artikler og bøker
P. Personlig
 Pa. Identitet o.l.
 Pa. Vitnemål og attester
 Pc. Dagbøker
U. Fotografier
Z. Referansemateriell
 Za. Avisutklipp

< Tilbake
 
 


 

Eksempel 4. Katalog (lite foreningsarkiv,partilag e.l.) 
 
 

A. MØTEBØKER

Aa. Møtebøker for styremøter og årsmøter

 1.  - Styremøter og årsmøter       1945-55

 2.  - Styremøter og årsmøter       1955-72

 3.  - Styremøter og årsmøter       1973-78
 

Ab. Møtebøker for medlemsmøter

 1.   - Medlemsmøter          1945-53
       - Medlemsmøter (NB! Møtebøker for 1954-64 mangler)  1965-69

 2.   - Medlemsmøter          1969-71

 3.  - Medlemsmøter        1972-78
 

D. KORRESPONDANSE

 1.   - Korrespondanse        1945-58

 2.   - Korrespondanse        1958-67

 3.   - Korrespondanse        1967-69

 4.   - Korrespondanse        1970-78
 

F. LAGSAVISER

   Fa. Håndført lagsavis (protokoll) 

 1.  - "Den røde fane", håndskrevet    (NB! Boken er noe fuktskadet) 1945-49
      - "Den røde fane", håndskrevet      1949-52
 

Fb. Mangfoldiggjort lagsavis

 1.  - "Den røde fane", stensilert      1953-65
      - "Den røde fane", fotokopiert      1966-72
 

P. MEDLEMSPROTOKOLLER

 1.  - Medlemsprotokoll       1945-47
      - Medlemsprotokoll       1948-55

 2.  - Medlemskartotek  (Kartotekskuff, ukurrant format)  1955-78
 

R. REGNSKAP

 1.   - Diverse regnskapsbøker   (ufullstendig)   ca. 1945-65
 

U. FOTOGRAFIER

 1.  - Fotografier tatt ut av tre fotoalbum, dekker antagelig  tiden fra 1945 til et  stykke ut i 1950-årene

 2.  - Eske med bilder fra årsmøter og fester     1970-årene
 

X. EGENPRODUSERTE TRYKKSAKER

 1.  - Trykte årsberetninger       1962-73
      - Diverse udaterte løpesedler        1950-årene
 

< Tilbake
 
 
 


 

5. OM ARBEIDERBEVEGELSENS ARKIV OG BIBLOTEK

Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark) i Oslo er en av Europas eldste institusjoner i sitt slag. Det ble grunnlagt i 1908. Formålet skulle være å "samle og oppbevare dokumenter, protokoller, beretninger, brosjyrer, bøker, blader og tidsskrifter, billeder o.l. vedkommende arbeidernes polit-iske, faglige og kooperative bevegelse i Norge samt viktige trykte saker angående den utenlandske bevegelse".

Innsamling og oppbevaring av materiale fra arbeiderbevegelsens organisa-sjoner er fremdeles en hovedoppgave for arkivet. Men i tillegg til å være et arkivdepot og et bibliotek deltar arkivet også aktivt i forskning og formidling av arbeiderbevegelsens historie. Arkivet gir ut en årbok Arbeiderhistorie med artikler og dokumentasjon om arbeiderbevegelsens og arbeiderklassens historie. Arkivet blir finansiert av LO og Arbeiderpartiet, og siden 1972 også av Staten. 

Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek er både et nasjonalt, regionalt og i noen grad et internasjonalt arkiv. Det er nasjonalt i den forstand at arkivet tar vare på materialet etter landsdekkende organisasjoner. I dag fungerer Arbark som regionalt arkiv bare for Oslo, Akerhus og Buskerud, mens innsamling og oppbevaring av arbeiderbevegelsens materiale ellers i landet er overtatt av arbeiderbevegelsens regionale arkiver.

Arbarks arkivsamlinger omfatter i dag over 2000 arkiver med til sammen over 7000 hyllemeter. Det eldste materialet går tilbake til 1860-åra, men tyngdepunktet ligger i tida etter 1945.

Arkivsamlingen kan grovt sett deles inn i 4 hovedgrupper. Første gruppe er arkivmateriale etter fagbevegelsens organisasjoner, sentralt og lokalt. De historiske arkivene etter LO og fagforbundene som er tilknyttet LO, utgjør en stor del av samlingen. Mens LOs arkiv går helt tilbake til starten i 1899, er omfanget av forbundsarkivene varierende. Arbark oppbevarer også arkivene etter lokale samorganisasjoner og fagforeninger, først og fremst fra Øst-landsområdet, men også  noe eldre materiale  fra andre landsdeler. 

Arkivene etter arbeiderbevegelsens politiske partier utgjør den andre hovedgruppa . I dag oppbevarer Arbark de historiske arkivene etter Det norske Arbeiderparti, Norges kommunistiske parti, Sosialistisk Folkeparti og Sosialistisk Venstreparti.  I tillegg kommer arkivene etter Arbeider-partiets og SVs stortingsgrupper, partienes ungdomsorganisasjoner, Arbeiderpartiets kvinneorganisasjon, samt lokale partiavdelinger. 

En tredje kategori arkiver er organisasjoner med større eller mindre til-knytning til arbeiderbevegelsen. Eksempler på dette er organisasjoner som Norsk Bonde- og Småbrukarlag, kulturforetak som AOF, SO og Folkets Brevskole, solidaritets- eller hjelpeorganisasjoner som Norsk Folkehjelp og Fellesrådet for det sørlige Afrika, og kvinneorganisasjoner som Norsk Kvinneforbund.

Den fjerde hovedgruppa er personarkivene. Vi har en rekke arkiver etter sentrale politiske og faglige ledere innenfor arbeider-bevegelsen. 

Biblioteket omfatter rundt 130 000 bøker og skrifter om norsk og internasjonal arbeiderbevegelse, aktuelle politiske spørsmål, samfunns-kunnskap og historie.  I tillegg kommer tidsskrifter, aviser og fagblader. En viktig del av boksamlingen er de publikasjonene som organisasjonene innen-for arbeiderbevegelsen selv produserer. 

Også fotografier kan være viktige historiske kilder. Arkivets bildesamling har vokst til å omfatte ca. 1,5 millioner fototgrafier som viser organisasjons-livet, arbeidslivet, sosiale forhold, konflikter og  demonstrasjoner, møter og portretter.  Arbark oppbevarer arbeiderfaner, dessuten også plakater, flyveblader, merker og en omfattende samling lyd- og filmopptak. 

Arbark holder til i Folkets Hus på Youngstorget og er åpent for alle interes-serte. Her finnes en lesesal der forskere og andre besøkende kan få veiledning i bruk av samlingene. De fleste bøkene i biblioteket er til hjemlån. Oppslagsverker, tidsskrifter og aviser er ikke til hjemlån, men kan brukes på lesesalen.
 

< Tilbake
 
 
 


 

6.  HUSKELISTE

Arkivdanning

1.  Sørg for at en bestemt person har ansvar for arkivet.

2.  Utarbeid gode arkivrutiner.

3.  Alle foreninger bør ha en arkivplan og det bør benyttes en arkivnøkkel. Arkivet bør være organisert slik at
     det er lett for enhver (f.eks. nytilsatte) å få oversikt. Unngå at arkivet blir personavhengig.

4.  Arkiver ikke uvedkomment materiale eller mer enn ett eksemplar av
     alle dokumenter. Tenk plass!

5.  Unngå å kaste materiale som kan være av historisk interesse. Kontakt eventuelt Arbark eller en annen
     arkivfaglig institusjon hvis det er tvil. 

Bevaring

6.  Oppbevar arkivet brannsikkert. Unngå trekkfulle og fuktige rom.

7.  Prøv å unngå papirødeleggende materiale i arkivet. Erstatt  plastomslag, binders, gummistrikker o.l.
     med papiromslag. 

Avlevering

8.  Ta kontakt med arkivinstitusjonen i god tid før avlevering, slik at dette kan planlegges best mulig.
     Søk gjerne også hjelp før ordning av bortsettingsarkiver med tanke på avlevering. 

9.  Merking av bokser og esker, samt en oversiktlig liste over arkivets innhold er viktig for at avleveringen og
     framtidig betjening av arkivet blir vellykket. 

10. Nøl aldri med å ta kontakt med Arbark dersom man er usikker.
 

< Tilbake